Elektronische Entgeltunterlagen
Arbeitgeber müssen Entgeltunterlagen elektronisch führen. Wir zeigen, was das bedeutet – und wie die Sage HR Suite Sie bei der Umsetzung unterstützt.
Entgeltunterlagen digital führen
Entgeltunterlagen und Belege zur Beitragsabrechnung sind elektronisch zu führen und bei Prüfungen elektronisch bereitzustellen – etwa für die Betriebsprüfung der Rentenversicherung.
- Gilt grundsätzlich für alle Arbeitgeber
- Belege digital und geordnet archivieren
- Elektronische Bereitstellung für Prüfer
- Befreiungen auf Antrag laufen Ende 2026 aus
Prozesse jetzt anpassen
Wer bisher mit Papier gearbeitet oder eine Befreiung genutzt hat, sollte die Umstellung jetzt planen.
- Papierbelege digitalisieren
- Ablage revisionssicher organisieren
- Elektronische Betriebsprüfung (euBP) vorbereiten
- Zuständigkeiten klar festlegen
Worauf Sie achten müssen
Betroffene Unterlagen
- Lohnkonten und Abrechnungen
- Beitragsabrechnungen
- Nachweise zum Beschäftigungsverhältnis
Aufbewahrung
- Aufbewahrungsfristen beachten
- Revisionssichere Ablage
- Lesbarkeit dauerhaft sichern
Betriebsprüfung
- Elektronische Übermittlung
- Vollständige und geordnete Daten
- Schnelle Auskunft bei Rückfragen
Belege digitalisieren
- Papierbelege scannen
- Zuordnung zum Mitarbeiter
- Einheitliche Verschlagwortung
Datenschutz
- Zugriffsrechte nach Rollen
- Protokollierung von Zugriffen
- Löschkonzept nach Fristablauf
Status-Check vereinbaren
Wir prüfen, wo Sie stehen und was bis Jahresende zu tun ist.
Termin vereinbaren →In vier Schritten digital
Status-Check
Heutige Ablage und Prozesse aufnehmen.
Konzept
Ablagestruktur, Rechte und Abläufe festlegen.
Einrichtung
Sage HR Suite und Digitale Personalakte konfigurieren.
Schulung
Ihr Team sicher im neuen Ablauf machen.
Werkzeuge für die Umsetzung
Häufige Fragen
Gilt die Pflicht für jeden Arbeitgeber?
Grundsätzlich ja. Eine Befreiung ist nur auf Antrag und nur bis Ende 2026 möglich.
Was ist die euBP?
Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung: Prüfrelevante Daten werden elektronisch an die Rentenversicherung übermittelt statt vor Ort gesichtet.
Dürfen Papierbelege eingescannt werden?
Ja. Wichtig sind Vollständigkeit, Lesbarkeit und eine geordnete, nachvollziehbare Ablage.
Wie hilft die Sage HR Suite?
Sie unterstützt die elektronischen Meldeverfahren. Mit der Digitalen Personalakte legen Sie Belege zentral und mitarbeiterbezogen ab.
Entgeltunterlagen digital – ohne Umwege
Wir prüfen Ihren Stand und setzen die elektronische Ablage mit Ihnen um.