Continia Document Capture
Continia Document Capture erfasst, prüft, gibt frei und archiviert Eingangsrechnungen sowie weitere Geschäftsdokumente direkt in Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Rechnungen per Hand erfassen?
Eingangsrechnungen kommen als PDF per E-Mail, als Papierbeleg oder als elektronische Rechnung. Wo Daten abgetippt, Belege weitergereicht sowie Freigaben per Mail eingeholt werden, entstehen Fehler, dazu lange Bearbeitungszeiten.
„Unsere Rechnungen erfassen wir von Hand. Wo eine Rechnung gerade liegt und wer sie freigeben muss, wissen wir selten.“
Vom Beleg zur Buchung in einem System
Continia Document Capture ist direkt in Business Central eingebaut. Ihre Rechnungen werden per KI und OCR erkannt, die Daten landen in den passenden Feldern, anschließend führen Freigabeabläufe jede Rechnung bis zur Buchung samt Archivierung. LTmemory liefert Lizenz, Einführung, Einrichtung sowie Schulung aus einer Hand.
Was Sie mit Continia Document Capture gewinnen
- Weniger manuelle Erfassung – Rechnungsdaten werden per KI und OCR erkannt, anschließend übernommen
- Alles in Business Central – Erfassung, Prüfung, Freigabe sowie Archiv in einer Oberfläche
- Nachvollziehbare Freigaben – Genehmigungsabläufe mit Protokoll
- Papier, PDF und XML in einem Prozess – auch elektronische Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD
Funktionsbereiche von Continia Document Capture
Import und Erkennung
- Import per E-Mail, Scanner oder Continia Delivery Network
- Texterkennung (OCR) für PDF-Rechnungen sowie gescannte Belege
- Einmalige Zuordnung der Felder je Lieferant für alle künftigen Belege
- Dokumente teilen, zusammenführen
Rechnungsdaten gelangen ohne Abtippen in Business Central.
Elektronische Rechnungen
- Empfang von XML-Rechnungen über das Continia Delivery Network
- Formate wie XRechnung, ZUGFeRD sowie Peppol
- Anbindung an das Peppol-Netzwerk
Ob elektronisch oder auf Papier: Rechnungen laufen im selben Prozess.
Positionen und Bestellabgleich
- Erkennung von Rechnungspositionen (Modul Advanced Capture)
- Abgleich mit Einkaufsbestellungen samt Wareneingängen (Modul Order Matching)
- Automatischer wie manueller Abgleich
- Umgang mit Abweichungen samt Teilabgleich
Rechnungen werden gegen Bestellung wie Lieferung geprüft.
Freigabe
- Standardfreigabe sowie erweiterte Freigabe (Modul Document Approval)
- Vier-Augen-Prinzip, Freigabeabläufe
- Weiterleiten, Ablehnen, Stellvertretung
- Freigabe über das Continia Web Approval Portal
Freigaben laufen strukturiert statt per E-Mail.
Verträge und wiederkehrende Rechnungen
- Einkaufsverträge anlegen, verwalten (Modul Purchase Contracts)
- Vertragsrechnungen erstellen, freigeben
- Rechnungen Verträgen zuordnen
Wiederkehrende Rechnungen werden gezielt behandelt.
Archiv und Kontrolle
- Digitales Dokumentenarchiv mit Secure Archive
- Protokoll der Dokumentenbearbeitung
- Prüfungen auf Auffälligkeiten, z. B. bei Bankverbindung sowie USt-IdNr.
Belege sind jederzeit auffindbar, dabei nachvollziehbar.
Passt das zu Ihren Prozessen?
Wir zeigen Ihnen Continia Document Capture an Ihrem Anwendungsfall.
Termin vereinbaren →Für wen sich Continia Document Capture eignet
Unternehmen mit Business Central, die Eingangsrechnungen in größerer Zahl verarbeiten, dazu Erfassung, Prüfung, Freigabe sowie Archivierung digital in einem System abbilden wollen.
Voraussetzungen
- Microsoft Dynamics 365 Business Central (Online oder On-Premises), erhältlich über Microsoft AppSource
- Business Central Online: Continia Cloud OCR standardmäßig, ohne zusätzliche Konfiguration
- Business Central On-Premises: Continia Cloud OCR oder lokaler OCR-Dienst
- Modularer Aufbau: Das Modul Essential ist Pflicht, Advanced Capture, Order Matching, Document Approval sowie Purchase Contracts lassen sich ergänzen
- Der Funktionsumfang hängt von den gewählten Modulen sowie der Version ab
Häufige Fragen
Was ist Continia Document Capture?
Continia Document Capture ist eine Lösung für Business Central, mit der Sie Rechnungen samt anderen Geschäftsdokumenten importieren, per OCR verarbeiten, registrieren, freigeben sowie archivieren.
Läuft die Lösung direkt in Business Central?
Ja. Document Capture ist direkt in Business Central eingebaut, zudem über Microsoft AppSource erhältlich. Anwender arbeiten in der gewohnten Oberfläche.
Welche Rechnungsformate werden verarbeitet?
PDF-Rechnungen sowie gescannte Belege werden per OCR erkannt. Elektronische Rechnungen im XML-Format, etwa XRechnung oder Peppol, lassen sich über das Continia Delivery Network verarbeiten. Auch das Format ZUGFeRD wird unterstützt.
Gibt es die Lösung für Business Central Online und On-Premises?
Ja. Bei Business Central Online ist Continia Cloud OCR der Standard. Bei On-Premises-Installationen können Sie Continia Cloud OCR oder einen lokalen OCR-Dienst nutzen.
Welche Module gehören dazu?
Das Modul Essential ist Pflicht, erfasst Kopfdaten von Einkaufsrechnungen sowie Gutschriften. Dazu kommen je nach Bedarf Advanced Capture (Positionen und weitere Belegarten), Order Matching, Document Approval sowie Purchase Contracts. Welche Funktionen Sie nutzen können, hängt von den gewählten Modulen sowie der Version ab.
Können Rechnungen außerhalb von Business Central freigegeben werden?
Ja. Mit dem Continia Web Approval Portal können Freigeber Belege außerhalb von Business Central prüfen, anschließend freigeben.
Eingangsrechnungen in Business Central automatisieren
Sprechen Sie mit uns über Ihre Rechnungsprozesse. Als Continia Partner begleiten wir Sie von der Lizenz über die Einrichtung bis zur Schulung, außerdem führen wir Continia Document Capture in Business Central ein.